Vakantiepark Klein Vaarwater op Ameland biedt bezoekers een breed activiteitenpakket: bowling, padel, minigolf, een overdekt zwembad, fitness en een indoor speelkasteel. Met meer dan 100 medewerkers en een divers aanbod voor gezinnen, ouderen en groepen, was grip op de reserveringen en toegang tot de faciliteiten een dagelijkse uitdaging.
Vóór de samenwerking met LeisureKing werkte Klein Vaarwater met drie afzonderlijke systemen naast elkaar. Fitness liep via een aparte app met QR-codes. Het zwembad en de bowlingbaan hadden een eigen systeem. En voor de padelbaan was er weer een andere oplossing. Dat betekende voor het team dagelijks schakelen tussen platforms: foutgevoelig en tijdrovend.
De wens was helder: één centrale plek voor alle faciliteiten.
Vanuit die wens ging Klein Vaarwater met LeisureKing in gesprek. Hier werd duidelijk dat alle faciliteiten vanuit het systeem van LeisureKing konden worden beheerd. Het overstappen naar één systeem begon, te beginnen met het zwembad, de fitness en de indoor speellocatie. Een half jaar later volgden de padelbaan en bowlingbaan, nadat ook het horecakassasysteem was gekoppeld. Inmiddels zijn alle activiteiten volledig ondergebracht in LeisureKing.
Klein Vaarwater maakt gebruik van voorraadbeheer, ticketscan voor toegangsbewijzen en abonnementen en strippenkaarten. De koppeling met EasySecure-poortjes zorgt ervoor dat online gekochte tickets direct worden gescand bij de ingang van een faciliteit, zonder tussenkomst van een medewerker of extra zuil.
Waar gasten voorheen langs de balie moesten voor toegang, regelen selfservicezuilen en online tickets dat nu grotendeels zelf. Gasten boeken vooraf, betalen direct en lopen bij aankomst zo naar binnen. Vanuit de receptie worden nauwelijks tot geen wachttijden meer ervaren, en er is geen negatieve terugkoppeling ontvangen over de nieuwe werkwijze, iets wat het team zelf als een duidelijk positief signaal ervaart.
Nynke Kingma, Front Office:
Hoewel het maken van reserveringen ongeveer evenveel tijd kost als voorheen, zorgen de selfservicezuilen en online tickets voor minder wachtrijen en een vlotte doorstroom. Daarnaast biedt het nieuwe systeem één centrale oplossing voor alle faciliteiten, wat met ons vorige systeem niet mogelijk was
De winst voor Klein Vaarwater zit dus vooral in het samenvoegen van de systemen. Drie losse systemen zijn vervangen door één platform dat alle faciliteiten beheert. Dat geeft rust in de organisatie en een vlottere ervaring voor de gast. Van boeking tot toegang.